Faut-il archiver ou sauvegarder nos données généalogiques ?

Comment archiver ses données numériques généalogiques

Je viens de suivre une formation intitulée « Bien archiver : la réponse au désordre numérique », proposée par le CR2PA, dans le cadre des formations gratuites en ligne (MOOC).

Cette formation exposait comment bien concevoir l’archivage des données numériques. Cela m’a décidée à mettre en place un plan d’archivage de mes données généalogiques.

Dans le même temps, suite aux Matins Malins de décembre, différents articles sont parus au sujet de la sauvegarde des données numériques :

Ces différents articles donnent un aperçu assez complet des solutions existantes en termes de support pour sauvegarder nos données généalogiques. Tous semblent être en accord sur un point : pour préserver nos données généalogiques, il faut les sauvegarder en les copiant intégralement sur un support externe (généralement, un cloud, ou un disque dur externe).

Or, la formation « Bien archiver » enseigne que archiver ses données numériques, ce n’est pas seulement les sauvegarder en les copiant.

Quelle différence entre archiver et sauvegarder ?

L’archivage des données se distingue de la simple sauvegarde sur au moins 2 points :

  • Quand on archive, on commence par faire une évaluation de la criticité des documents : on regarde quels sont les différents types de documents à sauvegarder et on évalue l’importance de chaque document. Certains documents sont critiques/uniques et doivent être conservés à tout prix ; d’autres sont essentiels, mais d’importance secondaire ; enfin certains documents n’ont pas vocation à être archivés.
  • Les données archivées sont normalement « figées » et ne doivent pas être modifiées. Ces documents sont à conservation longue et on évite de les manipuler afin de ne pas les altérer.

Quels sont les documents qui sont présents dans nos répertoires généalogiques ?

Lorsque j’ai commencé ma généalogie, mes données se limitaient à mon arbre généalogique  et quelques photos de familles numérisées.

Par la suite, j’ai commencé des recherches plus poussées pour débloquer des épines généalogiques. J’ai alors accumulé de nombreuses notes de recherches, des transcriptions de documents ainsi que des photos de documents faites aux Archives Départementales.

Depuis que j’ai commencé mon histoire familiale, mes dossiers de généalogie se remplissent de plein de nouveaux documents :

  • des coupures de presse ancienne ;
  • des extraits de cartes géographiques ;
  • des cartes postales anciennes ;
  • et plein d’autres documents inclassables : des annuaires de commerce, des extraits des archives hospitalières, des délibérations de conseils généraux, etc.

Dans le même temps, je crée de nombreux documents de travail pour mon histoire familiale :

  • des lignes de vie et des extraits d’arbres généalogiques ;
  • des notes de recherches sur des individus de mon arbre ou des collatéraux ;
  • des illustrations, comme par exemple des cartes des déplacements géographiques de mes ancêtres ;
  • etc.

De ce fait, dans un répertoire qui concerne un même ancêtre (ou une famille), il y a un grand nombre de documents de nature et d’importance très différentes :

  • des documents uniques à ne perdre sous aucun prétexte : essentiellement des photos et des documents de famille numérisés, dont je ne possède pas les originaux ;
  • des documents très importants qui pourraient être reconstitués mais cela demanderait un certain temps : mon arbre généalogique, des photos de documents trouvés aux Archives Départementales, des récits d’histoire familiale ;
  • des documents moins importants dont les données se retrouvent dans d’autres documents : des lignes de vie constituées d’informations se trouvant également dans mon arbre généalogique, des notes de recherche, des illustrations créées pour mon histoire familiale ;
  • des documents peu importants car pouvant être retrouvés facilement : des photos d’actes trouvés sur les archives en ligne, des cartes postales anciennes retrouvables facilement sur internet, des extraits de carte de Cassini, etc.

Pourquoi une sauvegarde globale est risquée

Le fait d’avoir dans le même répertoire des documents de nature très différente est un danger pour les documents sensibles et uniques. Le fichier d’une photo de famille inestimable se trouve par exemple entre une ligne de vie que je modifie régulièrement et un fichier de notes de recherches qui sera à terme supprimé. Tous ces documents se mélangent sans que l’on sache vraiment où se trouvent les documents les plus importants.

Pour donner une image, c’est un peu comme si aux Archives Départementales, on conservait dans une même boîte des archives anciennes inestimables aux côtés de documents de travail régulièrement modifiés qui finiront, pour certains, dans la broyeuse à papier.

Par ailleurs, copier intégralement nos données généalogiques sur un cloud protège seulement contre une défaillance de l’ordinateur. Cela ne protège pas contre une suppression de document faite par inadvertance ou un déplacement de fichier dans un mauvais dossier (qui pourrait être supprimé). En effet, ces erreurs de manipulation sont importées dans le cloud à la prochaine sauvegarde.

C’est pourquoi  il me semble indispensable de sauvegarder séparément les données importantes et figées.

Un plan d’archivage pour mes données généalogiques

J’ai décidé de mettre en place un plan d’archivage pour mes données généalogiques. En plus des sauvegardes classiques de mes répertoires, j’ai créé un répertoire d’archivage distinct dans lequel je classe au fur et à mesure toutes les données importantes qui ne vont plus être modifiées.

On retrouve dans ce répertoire « Archives » les documents que je considère comme les plus importants :

  • les photos de famille, et d’autres documents de famille numérisés ;
  • les photos de documents consultés aux archives qui nécessiteraient des recherches longues et coûteuses pour les retrouver ;
  • tous les documents que je crée et qui demanderaient beaucoup de temps à refaire (récits d’histoire familiale, outils, etc…) ;
  • des versions datées de l’arbre généalogique (au format GEDCOM).

Pour certains documents, tels que l’arbre généalogique, qui sont modifiés constamment et ne peuvent aboutir à une version finale, j’archive des versions du document à une date donnée. Ainsi, à chaque archivage de l’arbre, je copie le nouveau fichier en y ajoutant la date et je conserve l’ancien.

Ce répertoire « Archives » est un répertoire de stockage, et non un répertoire de travail. Je pars du principe qu’une fois qu’un document est placé dans ce répertoire, il ne doit plus être ni modifié, ni supprimé. Le fait de ne pas travailler directement dans le répertoire où sont sauvegardés mes documents importants permet d’éviter les erreurs de manipulations de fichiers.

Au final, la mise en place de ce répertoire « Archives » ne m’empêche pas de continuer à effectuer des sauvegardes globales et occasionnelles de mes données sur un disque dur externe, afin de ne pas tout perdre si mon ordinateur venait à tomber en panne.

Ce sont mes données les plus précieuses qui sont désormais sauvegardées avec plus d’attention et plus régulièrement dans mon répertoire « Archives » sur différentes supports (disque dur externe, cloud, …).

Et vous, comment faites-vous ? Quelles sont vos méthodes ou astuces pour sauvegarder ou archiver vos données généalogiques ?

Elise



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